Depuis le 7 novembre 2016, tous les usagers doivent pouvoir saisir les collectivités territoriales par voie électronique. Toutes les démarches sont concernées, à l’exception de quelques demandes relatives à l’accessibilité. Après réception de la demande, la collectivité doit adresser à l’usager un accusé d’enregistrement électronique (AEE) dans un délai d’un jour ouvré puis un accusé de réception électronique (ARE) dans les dix jours ouvrés. L’accusé de réception devra obligatoirement mentionner le service chargé du dossier, le nom et la fonction de l’agent chargé de traiter la demande ainsi que son adresse électronique ou postale et son numéro de téléphone. Il devra aussi indiquer si la demande de l’usager est ou non soumise à la règle du « silence vaut accord (SVA) », ainsi que la date à laquelle la demande « sera réputée acceptée ou rejetée ». Le silence gardé pendant plus de 2 mois par la collectivité sur une demande ou une démarche vaut accord, sauf exceptions. Dans d’autres cas, le silence gardé sur une demande vaut refus. Dans le cas où la demande de l’usager est susceptible de donner lieu à une décision implicite de rejet, les délais et les voies de recours à l’encontre de la décision doivent également être précisés.Lorsqu’une demande est adressée à un service incompétent pour la traiter, ce dernier doit la transmettre à l’autorité compétente et en informer l’usager. L’accusé de réception est alors délivré par le service instructeur.La SVE peut être effectuée via une boite mail fonctionnelle, un formulaire de contact ou un téléservice spécifique. Le mail et le formulaire de contact nécessitent la présence quotidienne d’un agent pour adresser à l’usager l’AEE dans les délais requis et suivre l’avancement de la demande.
Avec le téléservice proposé par Localeo, les contraintes de présence permanente d’un agent sont supprimées et le travail de l’agent est sécurisé car :
- Localeo gère automatiquement l’envoi de l’ARE avec les mentions légales
- Localeo gère l’envoi de l’AEE et les alertes en cas de risque de dépassement des délais.
- Localeo détecte les démarches SVA